Стек технологий Mobio

Занимаясь перфоманс маркетингом, ты по определению должен быть data driven. А что же под капотом? Чем рекламное агентство пользуется внутри? Хочу рассказать про стек технологий, которые мы используем в Mobio. Asana – one love с 2014 года. Google G-suite просто был всегда. Slack со сложной судьбой, но теперь с нами. Notion – прорыв 2021 года. CRM Hubspot – гордость, смогли наконец-то за 8 лет настроить себе CRM. А еще есть SignRequest и TeamPassword, но обо всем по порядку.

Slack

Slack мы начали использовать еще в 2017 году, но только бесплатную версию. В 2019 нас шатнуло на Телеграм и после полугода мучений в Telegram, мы прозрели и наконец-то взяли полную версию Slack. Насколько же это ничтожная плата за ту ценность, которую получила команда. В мире удаленной работы, асинхронная коммуникация критически важна. Дополнительные секунды на создание zoom звонков, событий в календаре, новых групп и тем для общения – критичны для бизнеса. 

Уровень вовлеченности пользователей по каналам

У нас есть каналы по проектам, по отделам, по темам, по клиентам, по видам сообщений (апдейты). Продуманная логика нотификаций, когда ты можешь быть в курсе важных тем, но проваливаться в детали только по желанию (Threads). Всех клиентов и партнеров, у кого есть Slack, мы добавляем в свой space (Slack Connect). Мы придерживаемся логике нэйминга каналов, что упрощает работу с ними в разы.

После перехода из другого агентства я был счастлив наличию Slack. До этого все переписки рабочие и с клиентами были в Телеграм. Это очень неудобно и психологически очень сильно тебя перегружает, т.к. Telegram это личный мессенджер и ты не разделяешь работу и свою личную жизнь. Что очень сложно. Большой объём сообщений, которые никак не структурированы. При наличии Slack  у тебя есть отдельный рабочий канал в котором есть структура и ты понимаешь что важнее и где оперативнее нужно отреагировать, а где можно отложить.  Очень удобно, когда есть правила использования статусов. Всегда понятно когда коллега в отпуске, на обеде, на встрече. Это очень помогает в удалённом формате работы.

Дмитрий Солопов, директор по развитию Mobio:

Не представляю, как вести коммуникации иначе. Чаще использую голосовые Huddle прямо из Slack – быстро обсудить голосом, если нет времени на переписку.

Юлия Баракова, старший бизнес-аналитик Mobio

Мой топ функций: 

1. Создание zoom-call прямо в чате, сразу на всех участников данного канала
2. Каналы с updates, куда прилетают только тематические апдейты. Например, дебиторка от финансов или перемещение сделок по воронке в CRM 
3. Нативные интеграции с Google, Hubspot CRM, Asana и всем что только можно придумать

Notion

Сначала базу знаний мы создавали в Confluence. Не получилось, потому что перестали строить, забили на сам процесс. Потом перенесли всё в Asana. Было норм, но работало только пара проектов, типа Handbook. Остальное уходило в песок бесконечных проектов и тасков, да и поиск в Асана не лучший. Еще сложность в том, что сущность «таск» – не приспособлен для сущности «информационная запись». Путаница, что актуально, а что нет. Легко что-то сломать, удалить, потерять. В архитектуре Асаны сложно создать структуру для базы знаний. Не удобно шарить на команды, отслеживать изменения. Не возможно создавать разные сущности (текст, графика, таблица).

Но это мы уже сейчас понимаем, когда переехали в Notion. Были жаркие споры, зачем нам еще одна «Асана»? Придется покупать доступы на всех сотрудников (не пришлось). Спасибо нашему board member (Стефан), который подсветил нам преимущества Notion, необходимость разных пространств для задач и для базы знаний. Нужна не только платформа для удобного потребления, нужен инструмент, который мотивирует команду делиться знаниями. Нам Notion подошел для создания внутреннего сайт (интранета), а функционал таск менеджер в нем так себе, мы его не используем. Лично я юзаю Notion через веб-версию, приложение не зашло, частенько висит. 

Notion прекрасен за счет того, что это отдельное пространство для знаний. Простой, понятный в использовании и функциональный.

Дмитрий Солопов, директор по развитию Mobio

Это палочка-выручалочка,  здорово экономит время. Перед тем, как обратиться с вопросом к коллегам, смотрю в Notion – ответ там будет на 99%. Я также веду в нем базу знаний по своим проектам.

Юлия Баракова, старший бизнес-аналитик Mobio

Мой топ функций в Notion:

1. поиск, очень продвинутый
2. возможность создавать публичные страницы, например https://www.notion.so/mobiogroup/Mobio-Job-Board
3. встроенные блоки для кастомизации контента 

В общем вы знаете и сами: все эти эмодзи в Notion, кастомность блоков и продвинутый поиск – сплошной кайф. 

Asana

Что мы только не пытались смастерить на базе Asana: и базу знаний, и внутреннюю почту, и HR базу, и даже CRM. Если же говорить про core функционал, я за свою жизнь перепробовал множество менеджеров задач, ни один не может тягаться с Asana. Мегаплан, Битрикс 24, Trello, Monday и Notion – в отдельных функциях могут быть лучше, но в целом – нет.

Один из челленджей был отучиться использовать Асану для коммуникации. Знаете это, когда таск перекидывается день за днем с добавлением комментария. В итоге плёвая задача растягивается на недели. Простыня комментариев, горячие обсуждения, бурление идей – длиной в месяц. Перегиб в сторону асинхронности. Синхронность же тоже никто не отменял. Помог Slack, все обсуждения там, Асана только для задач, дедлайнов, планов и статусов.

Вообще у нас в какой-то момент случился сильный перекос в асинхронную коммуникацию. Просто подойти и обсудить, позвонить или даже написать сообщение – не приветствовалось. Мол не надо отвлекать коллегу, уважение рабочего пространства, фокус и т.д. Стоило усилий, начать чаще общаться синхронно. Прямо приходится себя отлавливать от попытки отложить вопрос на потом, написав коммент, заставлять делать короткий кол прямо сейчас. Вопросы решаются в разы быстрее. Короче баланс важен везде.

У нас есть курс онбординг по Асана, но обычно этого мало. Кажется нативная и понятная система, но ее все равно надо интегрировать в работу, постоянно обучать. И это больше про тайм-менеджмент, про принципы управления проектами. Если нет этих навыков, никакой софт не поможет.

Первое wow впечатление об использовании внутренних систем для работы, было от онбординга, который был организован в Asana. В него входило обучение принципам и правилам использования системы, логики и культуре работы внутри системы. Это было очень правильно и в дальнейшем очень помогает влиться в работу. Ты понимаешь почему кто-то пишет FYI, почему кто-то не ставит сроки выполнения задач, почему кто-то добавляет тебя фоловером и т.п.

Дмитрий Солопов, директор по развитию Mobio

Широкие возможности кастомизации позволяют вести проекты в удобном для себя формате. Я использую аналог канбана – сразу видно, какие задачи в работе у нас, какие на стороне компании-разработчика, что сделано, что планируется. Не хватает возможности отслеживать время выполнения задачи для оценки временных затрат на задачу и проект в целом. Как планировщик личных задач мне не очень нравится, т.к. висят незавершенные задачи – “информационные таски”, которые отображаются мертвым грузом в Inbox. Наверняка можно решить настройкой.

Юлия Баракова, старший бизнес-аналитик Mobio

Из моих best practice:

1. примерно раз в 3 месяца я меняю структуру разделов в своем My tasks. Когда-то это приоритеты, когда-то тематические разделы, когда-то я просто сортирую по дедлайнам.
2. просмотр My tasks как календарь. В этом случае можно не обращать внимание на задачи со старыми датами и в фокусе внимания только актуальное

Если вы из digital, приходите в гости. Можно как-нибудь устроить вечер шэринга опыта работы с Asana. Вдруг вы хотите CRM сделать из Asana, мы знаем как 🙂

CRM Hubspot

Горд за нашу команду, что мы смогли реализовать проект по внедрению CRM Hubspot. В предыдущие годы всегда побеждала сила саботажа со стороны сейлзов и смежных отделов. В 2015 внедряли Pipedrive, в 2017 Amo.CRM, в 2019 из Asana делали CRM, в 2020 начали Hubspot CRM.

Как не работает: поставить задачу коммерческому директору. Что в этот раз сделали по другому: подошли к задаче как к долгосрочному сложному проекту (вау). Начали с найма бизнес-аналитика, который теперь отвечает в компании за интеграции и внедрение всех внутренних систем. Определили роли в проекте: спонсор, заказчики, проджект, консультант. Я написал ТЗ, в соответствии с Revenue Streams, подходом в продажах и типами клиентов (у нас 8 разных воронок). Послушали мнения последователей Битрикс24, Amo.CRM. Созвонились с интеграторами по всем этим системам. Подключили интегратора, сертифитированного по настройке Hubspot. 

Инсайт для меня, что ни одна CRM не содержит в коробке отчет, который бы показывал производительность отдела продаж по воронке за отчетный период. Все дают только срезы на какой-то момент времени. Для меня один из важных отчетов, движение сделок по воронке. Сколько сделок было создано, квалифицировано, отправлено КП и выиграно (в кол-ве и в бюджетах). Такого отчета нет в CRM, которые мы смотрели. Ты можешь увидеть только статику состояния и % перехода с одной стадии на другую.

Выбрали Hubspot по следующим параметрам:

• B2B специализация. CRM предназначена для работы со сделками с длительным циклом
• модуль Targets, инструмент для ABM. Такого модуля нет в Amo, Bitrix, Pipedrive
• крутейшая связка с маркетингом: пиксели на сайте, емэйл рассылки, связка с рекламой в Facebook и тд.
• WW oriented. Сложно представить найм сейлза в Лондоне и его работу в Битрикс24. Не потому, что там нет английского интерфейса, а потому что Битрикс24 классно интегрирован с 1С, но не с Facebook или Asana.
• логика воронок по leads и deals. Сложная, но если разобраться, очень логичная и продуктивная.
• крутейшие интеграции с международными сервисами типа Zoom, Asana, Slack, Lemlist и тд.
• конструктор отчетов.

Даже при такой подготовке нам потребовалось 6 месяцев для 90% реализации нашего ТЗ. В неделю минимум 2 созвана команды (руководители продаж и клиентского сервиса, СЕО, интегратор, бизнес-аналитик и COO). Full time загрузка аналитика, в постоянном контакте с интегратором и заказчиками. Никто не саботировал внедрение, даже сейлзы быстро поняли, что это серьезно и стали помогать. А потом создание обучающих материалов, тесты. И это мы только говорим про настройку. Сейчас отдел продаж полноценно работает в CRM, клиентский сервис еще обучается.

Предвкушение того, что внедрение CRM будет в сопровождение Бизнес-аналитика и интегратора, повергло меня в приятный шок ) Дальнейший процесс внедрения оправдал ожидания. Были четкие роли и зоны ответственности. Руководители строили и прописывали процессы. Бизнес-аналитики искал точки оптимизации, интегратор внедрял и делился опытом по функционалу и возможностям CRM.

Дмитрий Солопов, директор по развитию Mobio

Здесь важна была слаженная работа команды. Тут мы отработали на 100%. Много времени потратили на описание workflow по воронкам.

Для начала лучше сделать проще, чем стараться учесть сразу все тонкости и пытаться их настроить. Еще один из плюсов Hubspot – возможность настраивать процессы, систему без специальных знаний разработчика. Есть обширная база знаний: статьи, кейсы, форум, видеоуроки для админов, пользователей, маркетологов, sales.

Юлия Баракова, старший бизнес-аналитик Mobio

SignRequest и TeamPassword

Пара слов про сервисы подписания документов и хранения паролей. Мы используем SignRequest и TeamPassword. До TeamPassword мы долго юзали LastPass, не могу сказать, что он был удобный. Достаточно запутанная схема разграничения прав, надо было создавать постоянно какие-то группы, потом сервис поднял цену и это было последней каплей, чтобы мы начали искать альтернативу. TeamPassword прост и удобен, есть мобильное приложение и плагин для Chrome, невысокая стоимость подписки.

Для подписания документов, помимо SignRequest, я еще юзаю бесплатное приложение ProntoSign. Оно не содержит функционал обмена документами, по сути это утилита для работы с PDF, через мобильное приложение очень удобно. Очень радует, что всё больше и больше компаний в РФ согласны использовать ЭДО, это же очень удобно. Нет никакого смысла в подписании бумажных версий. Кстати, если кто не знал, печати на документах не являются обязательным требованием оформления первички или контрактов в РФ.

Zoom

Что тут можно сказать нового? Я отметил некоторые новые паттерны использования. У меня уже стерлись границы, как проходит встреча онлайн или офлайн. Раньше онлайн звонок вызывал дискомфорт, теперь нет. Когда я назначаю встречу, я не думаю вообще, кто из участников как будет участвовать. Если кто-то будет в офисе – отлично, остальные подключатся по zoom. 

У нас в Мобио, новая реальность remote friendly графика работы прочно закрепилась. Было удивительно услышать на одном из собеседований, что не так много digital агентств предлагают возможность работать удаленно. В моем мире все вокруг работают в гибридном формате.

Недавно наблюдал показательный кейс. Отдел продаж делал внутренний созвон, трое человек было в офисе и еще 4 участников кола были где-то онлайн. Ребята в офисе сидели каждый за своим столом и общались через zoom. Им так было удобнее, чем собираться перед одной камерой, например в переговорке. И еще классно проводить некоторые совещания в автомобиле по дороге в офис. Дорога известная, и так едешь на автомате. Если встреча про обменяться статусами, без изучения каких-нибудь таблиц, вообще отлично. 

Вот еще, на офлайн стратсессии, один из участников была онлайн. Норм прошло, носили 2 дня её на руках, поворачивали ноут, весело. Мы покупаем несколько платных zoom для отделов, нет необходимости покупать для каждого сотрудника. Google Meet тоже отличный, подтянулся, пару лет назад уступал zoom, как мне кажется. Skype не юзаем вообще, не захожу туда уже пару лет. Skype для бизнес – боль. Также негативный опыт использования корпоративных систем на базе Webex, иногда не удается подключиться вообще.

Как у вас с включением камер на созвонах? Требуете этого от сотрудников? По-моему, это входит в деловой этикет, например, ты же не приходишь на офлайн встречу в майке и с бутербродом.

Все инструменты прекрасны по отдельности, но когда они еще проинтегрированы между собой – это счастье. А для себя я открыл возможность видеть “пульс” работоспособности сотрудника. Я вижу, какие активности менеджер производит на этапе CRM (добавление контактов, компаний, сделок), вижу активность в Asana (работа с внутренними задачами, подготовкой КП), вижу активность в Slack (коммуникация внутренняя и по текущим клиентам). Всё это отображает загрузку на сотрудника, что косвенно можно использовать как показатель эффективности.

Дмитрий Солопов, директор по развитию Mobio

Развитие инструментов для совместной работы в будущем

В дальнейшем я планирую подготовить онлайн отчет со всеми показателями в одном месте. Такой отчет поможет анализировать загрузку и прогнозировать ожидания по результатам. Оптимизировать загрузку и правильно её распределять.

Дмитрий Солопов, директор по развитию Mobio

Интерактивный дашборд с ключевыми бизнес-показателями по направлениям Россия, Worldwide в виде инфографики, который бы транслировался на специальном экране в офисе. С возможностью доступа online для сотрудников.

Юлия Баракова, старший бизнес-аналитик Mobio

Вместо заключения

Многие компании мечтают об супер-системе “All-in-one” — такая глобальная супер программа, в которой и клиентов ведем, цифры сводим, да еще и с командой общаемся. И это очень утопичный подход, как только ты перестаешь рассчитывать на Ракету, происходит разрыв шаблонов и открывается настоящий мир Data Driven.

Крутая CRM создается командой, для которой создание CRM — любовь. И так со всем: с мессенджерами, с конференц-коллами, таск-менеджерами, базами знаний. Именно потому внедрение каждой из систем для ключевых нужд шло у Mobio органично и без принуждений.

Не стоит бояться, что каждая система будет жить своей жизнью. Интеграции — наше все: есть куча предустановленных интеграций между всеми крутыми игроками рынка, а с помощью Nocode решений вы можете сделать кастомную интеграцию из своих самых ярких фантазий.

К слову, очень советуем Webhooks для Slack (у нас 90% оперативных отчетов финансов автоматизировано на его почте)

Ольга Кузьмина, операционный директор

Mobio – агентство мобильного маркетинга. Специализируется на продвижении мобильных приложений. Входит в топ индустриальных рейтингов. Является частью международного холдинга Vox Capital с штаб квартирой в Лондоне.

Автор Сергей Коновалов, СEO Mobio