Один дома или Mobio на удаленке. Часть 1 | Mobio

Современный мир таков, что мало кто из нас может со 100 процентной определенностью сказать, где он может жить и работать лет через 5, или 10,  или через 30. Возможно, вы уже готовы к переезду и рассматриваете возможность работы за рубежом. Или же планируете вывести на рынок другой страны свой бизнес и вам нужна помощь профессионалов-аборигенов, которые разбираются в нюансах менталитета и традиций. Потенциал удаленной работы огромен и сулит немалые перспективы. Наше агентство мобильного маркетинга Mobio является международным, а члены нашей команды работают в России, Беларуси, Казахстане, Грузии, Испании, Турции, США и других странах. Некоторые наши сотрудники постоянно меняют геолокацию, оставаясь частью нашего коллектива и успешно справляясь со своими задачами. Используя практику удаленной работы в сочетании со стандартной «офисной» схемой, мы, набив немного шишек и споткнувшись о подводные камни, в итоге добились немалых успехов в организации «гибридного» пространства для результативного выполнения наших проектов и накопили солидный опыт, которым готовы поделиться. В этой статье мы расскажем о опыте Mobio на удаленке.

Фриланс — не удаленка

Для того, чтобы поставленные вами задачи выполнялись в нужном ключе и соответствовали вашим целям, нужно понимать, что фриланс, аутсорс, удаленная работа и удаленная команда – это абсолютно разные вещи. Назовем отличительные черты:

Фриланс – нет заинтересованности в успешном выполнении проекта целиком и полностью, потому что фрилансеры выполняют конкретную ограниченную задачу. Создание крепких взаимосвязей в команде, нацеленность на общий результат, включенность в стратегию компании  –  не для фрилансеров.

Аутсорс – можно сосредоточиться на выполнении своих основных профильных задач, переложив на профессиональный аутсорс часть бизнес-процесса, не участвующего напрямую в основной сфере деятельности. Из минусов – зависимость от внешних исполнителей и отсутствие контроля над выполнением делегированной работы.

Удаленная работа – сотрудник имеет должность, зарплату (на основании подписанного договора), трудовые обязанности, ответственность перед руководством, но работает вне офиса благодаря использованию современных технологий и инструментов удаленного доступа.

Удаленная команда – члены команды работают из разных рабочих мест, живут в разных городах или странах,  находятся в разных временных зонах, исполняя при этом все функции удаленного сотрудника. Как правило, таким командам присуще ощущение общих целей и принадлежности, понимание стратегии компании и своего места в проекте.

Спорные вопросы

Помимо неоспоримых преимуществ удаленной работы остается еще достаточное количество спорных вопросов по поводу создания «гибридного» пространства для работы. Мы провели опрос наших удаленщиков, обсудили неоднозначные аспекты, взвесили мнения со стороны руководства компании и рядовых членов команды и выделили положительные стороны такого способа организации  работы. Впрочем, надо уточнить, что при непродуманном управлении эти пункты могут стать отрицательными.

Отсутствие необходимости добираться до офиса и обратно. Дорога на работу может занимать до 2-х часов в одну сторону из-за расстояний, пробок или погодных условий. В день – до 4-х часов, которые можно потратить на шлифовку рабочего задания, сон, шоппинг или кофе с друзьями. И если среди минусов удаленной работы называют “снижение физической активности”, то наши удаленщики вместо активного стояния в пробках занимаются йогой или в тренажерном зале. В этот же пункт добавим и отсутствие риска переноса инфекций по маршруту дом-транспорт-офис, и, как следствие, снижение сезонного количества болеющих.

Комфортность работы дома. Несомненно, в офисе может быть уютно и хорошо работать, но дом есть дом. В open space много отвлекающих факторов – разговоры сотрудников, шум офисного пространства, совместные кофе-паузы. Да, бесспорно, в непосредственном общении с коллегами часто рождаются новые идеи, могут быстрее решиться рутинные дела, но при должной организации обсуждать вопросы можно с легкостью и в виртуальной «курилке». А вот принести кота в офис и успокаивающе поглаживать его при сдаче отчета вряд ли получится. Если же дома сосредоточиться нет возможности, коворкинг поможет создать рабочее настроение. 

Гибкий график. Как правило, команды все-таки устанавливают какие-то фиксированные точки — планерки, созвоны, совещания по скайпу и так далее. Но в целом, сотрудник может планировать свое время самостоятельно. Если у члена нашей команды есть четкие задачи и дедлайн, которые безусловно выполняются, нет нужды контролировать каждый его шаг и час, проведенный за компьютером. Тем более, инсайт может настигнуть ночью, и творить можно до утра.

Высокая общая результативность. Как ни странно, но это так. Когда сотруднику не надо растягивать свой рабочий процесс во временных рамках, то он, максимально сосредоточившись, стремится закончить  свою мини-задачу быстрее, освобождая время для других дел. Или старается “добить таск” пока есть вдохновение, несмотря на окончание “рабочего” времени.

Широкие возможности для роста. Грамотно распланированное время, четкая постановка задач, прозрачность в оценке качества выполняемой работы позволяют членам нашей команды не просто зарабатывать на жизнь, а трудиться в первую очередь ради раскрытия своего потенциала. Не отрабатывать часы, а творить. Не работать работу, а вдохновенно магичить.

Наши инструменты

Slack

Slack мы начали использовать ещё в 2017 году, но только бесплатную версию. В 2019 нас шатнуло на Телеграм, и после полугода мучений мы прозрели и наконец-то взяли полную версию Slack. Насколько же это ничтожная плата за ту ценность, которую получила команда! В мире удалённой работы асинхронная коммуникация критически важна. Дополнительные секунды на создание zoom-звонков, событий в календаре, новых групп и тем для общения критичны для бизнеса.

У нас есть каналы по проектам, по отделам, по темам, по клиентам, по видам сообщений (апдейты). Продуманная логика нотификаций, когда ты можешь быть в курсе важных тем, но проваливаться в детали только по желанию (Threads). Всех клиентов и партнёров, у кого есть Slack, мы добавляем в свой space (Slack Connect). Мы придерживаемся логики нейминга каналов, что в разы упрощает работу с ними.

Наш топ функций:

• создание zoom-call прямо в чате, сразу на всех участников данного канала;
• каналы с updates, куда прилетают только тематические апдейты. Например, дебиторка от финансов или перемещение сделок по воронке в CRM;
• нативные интеграции с Google, Hubspot CRM, Asana и всем, что только можно придумать.

Notion

В архитектуре Асаны сложно создать структуру для базы знаний. Не удобно шарить на команды, отслеживать изменения. Невозможно создавать разные сущности (текст, графика, таблица). Нужна не только платформа для удобного потребления. Нужен инструмент, который мотивирует команду делиться знаниями. Нам Notion подошёл для создания внутреннего сайта (интранета), а функционал таск-менеджера в нём так себе, мы его не используем. Мы используем веб-версию Notion, приложение не зашло, частенько висит.

Наш топ функций:

• поиск, очень продвинутый;
• возможность создавать публичные страницы, например;
• встроенные блоки для кастомизации контента.

В общем, вы знаете и сами: все эти эмодзи в Notion, кастомность блоков и продвинутый поиск — сплошной кайф.

Asana

Что мы только не пытались смастерить на базе Asana: и базу знаний, и внутреннюю почту, и HR-базу, и даже CRM. Один из челленджей был отучиться использовать Асану для коммуникации. Знаете, это когда таск перекидывается день за днём с добавлением комментария. В итоге плёвая задача растягивается на недели. Простыня комментариев, горячие обсуждения, бурление идей длиной в месяц. Перегиб в сторону асинхронности. Синхронность же тоже никто не отменял. Помог Slack: все обсуждения там, Асана только для задач, дедлайнов, планов и статусов.

У нас есть курс онбординга по Асане, но обычно этого мало. Кажется, нативная и понятная система, но её всё равно надо интегрировать в работу, постоянно обучать. И это больше про тайм-менеджмент, про принципы управления проектами. Если нет этих навыков, никакой софт не поможет.

CRM Hubspot

Горды за нашу команду, что смогли реализовать проект по внедрению CRM Hubspot. В предыдущие годы всегда побеждала сила саботажа со стороны сейлзов и смежных отделов. В 2015 внедряли Pipedrive, в 2017 — Amo.CRM, в 2019 из Asana делали CRM, в 2020 начали использовать Hubspot CRM.

Почему мы выбрали Hubspot:

• B2B-специализация. CRM предназначена для работы со сделками с длительным циклом.
• Отличная связка с маркетингом: пиксели на сайте, email-рассылки, связка с рекламой в Facebook.
• WW oriented. Сложно представить найм сейлза в Лондоне и его работу в Битрикс24. Не потому, что там нет английского интерфейса, а потому что Битрикс24 классно интегрирован с 1С, но не с Facebook или Asana.
• Логика воронок по leads и deals. Сложная, но если разобраться, очень логичная и продуктивная.
• Крутейшие интеграции с международными сервисами типа Zoom, Asana, Slack, Lemlist.
• Конструктор отчётов. Возможна реализация отчётов по нашим ТЗ в интерфейсе Hubspot 

TeamPassword

TeamPassword прост и удобен, есть мобильное приложение и плагин для Chrome, невысокая стоимость подписки. Все пароли надежно защищены, а возможность шера пароля на команду позволяет любому сотруднику, у которого есть доступ, пользоваться сервисами компании без вопроса в чате: “У кого пароль от GA?”.

Крутая CRM делается командой, для которой создание CRM — любовь. И так со всем: с мессенджерами, с конференц-коллами, таск-менеджерами, базами знаний. Именно потому внедрение каждой из систем для ключевых нужд шло у Mobio органично и без принуждений.

Не сто́ит бояться, что каждая система будет жить своей жизнью. Интеграции — наше всё: есть куча предустановленных интеграций между всеми крутыми игроками рынка, а с помощью no-code решений вы можете сделать кастомную интеграцию из своих самых ярких фантазий.

Мотивация

Mobio использует стандартные методы поощрения сотрудников –  выплата квартальной премии, вручение почетной грамоты, фотография на доске почета и путевка в санаторий. Улыбнулись? Верно, уже никто всерьез не рассматривает такие способы мотивации для развития современной компании. Люди стремятся выразить себя, раскрыться как творческая личность, реализовать свой потенциал и, наконец, чтобы работать было интересно. Мы не будем утверждать, что Mobio — группа альтруистов, связанных одной лишь идеей. Денежная мотивация одна из наиважнейших. Главное, денежное стимулирование грамотно увязать с ощущением командного духа и вовлеченностью в развитие компании.

Денежная мотивация:

• Персональное премирование. Если сотрудник воплотил олимпийский девиз  “выше, быстрее, сильнее”, награда будет не только справедливым бонусом для отличившегося, но и отличным стимулом для других членов команды. Не говоря о том, насколько человека окрыляет заслуженная похвала и подтверждение, что его работа важна, заметна и вообще он “просто молодец”.
• Общее премирование команды. Самый мощный вид мотивирования для компании, сделавшей ставку на создание команды единомышленников, плывущих в одной лодке под одним парусом к одной цели.  И если цель прозрачна и ясна, как и результат, то каждый сотрудник становится не “боевой единицей”, а членом команды, где важны взаимная поддержка, ободрение и тесное сотрудничество.

НЕденежная мотивация:

• Карьера. Наши инструменты (Asana, Slack, Hubspot) позволяют четко видеть, как сотрудник справляется со своими заданиями, в какие проекты вовлечен, в чем он силен,  насколько вырос и какую следующую ступеньку в иерархии может занять.  И каждый член команды понимает, какие шаги предпринять и какие усилия приложить для продвижения вверх по карьерной лестнице. 
• Внепрофессиональные связи. Легкости и свободы в межличностном контактировании нам помогают добиться всевозможные виртуальные митинги. Например, в нашем канале в Slack #english-club мы не только совершенствуем английский, но и узнаем друг друга ближе. Обсуждая детей, питомцев, погоду,  мы чувствуем себя частью живой, энергичной и многонациональной команды.
• Тимбилдинг и игровая механика. Кто хорошо отдыхает, тот хорошо работает. Устраивая развлечения, например, еженедельные викторины, команда легче переходит к неформальному общению. Раз в квартал мы подводим итоги по каждому отделу: обсуждаем боли и свершения, хвалим друг друга и вместе наблюдаем за ростом компании. У нас есть небольшая традиция – в конце квартального собрания мы проводим викторину в Kahoot. Попробуйте, это очень весело и укрепляет дух команды, а также помогает сотрудникам быть внимательными в течение квартальной презентации. Самый внимательный получает приз =) Кроме этого мы как минимум 2 раза в год собираемся вместе, приезжаем из разных стран, чтобы укрепить дружеские связи и покутить.
• Дружественная атмосфера. Наверное, самая значимая для нашей команды мотивация. Комфортная и теплая атмосфера не означает, что команда расслабленно пьет кофе в виртуальных чатах. Скорее мы воспринимаем себя альпинистами, идущими в связке на покорение вершины. Каждый важен, у каждого страховочный трос. Мы поддерживаем друг друга одобрительными комметариями, благодарностями за хорошо выполненную задачу, вместе обсуждаем проблемы, консультируемся, разбираем недостатки или «проколы», делимся идеями и переживаниями.

Вся организация и налаживание стабильной удаленной работы ложится на плечи руководителей. Поэтому мы попросили ответить на несколько вопросов CEO & Founder Mobio Сергея Коновалова. 

Был ли связан переход на удаленку с COVID?

— Удаленный формат работы после пандемии прочно вошел в жизнь, и его нельзя игнорировать. Не все компании смогли перестроить процессы полностью на удаленный формат, и не для каждого бизнеса это подходит. В Мобио мы практикуем remote формат работы с 2015 года, когда впервые ввели удаленные четверги в компании. В 2020 году мы перешли на гибридный формат работы: у нас есть офисы в ключевых регионах нашей работы, в которых достаточно места для работы тех сотрудников, которым важно работать из офиса. При этом все  процессы созданы для удаленной работы. Нет разницы, где находится сотрудник физически, он может эффективно коммуницировать и строить командную работу.

То есть удаленка для компании – это один большой плюс?

— Не совсем так. Есть в удаленном формате и минусы: выгорание, переработки, снижение творческой составляющей в командной работе. Эти недостатки необходимо учитывать и применять меры для их компенсации при удаленной работе.

Как Mobio справляется с этими минусами, не теряя продуктивности?

— В целом, продуктивность зависит от этапа внедрения удаленки, от типа бизнеса, менталитета команды. На первых этапах продуктивность обычно вырастает, так как сотрудники начинают работать больше часов, не тратят время на дорогу и лишнюю коммуникацию. На последующих этапах важно следить за выгоранием и устанавливать рамки общения в рабочее и нерабочее время. Просить сотрудников следить за часами работы и не перерабатывать, даже если горят дедлайны. Долгосрочно ценнее сохранить ресурс команды, чем получить выгоревших людей, которые потом долго будут восстанавливаться.

Что ты как CEO&Founder считаешь самым большим преимуществом в удаленной работе?

—Однозначный ответ – кадры. Remote-friendly позволяет нам находить сотрудников по всему миру, отличных специалистов и интересных людей.

Поделившись общими принципами структуризации нашей компании, в следующей части статьи мы предлагаем познакомиться с нашими удаленщиками из других стран и узнать, с какими плюсами и минусами  удаленной работы они столкнулись в Грузии, Армении, Беларуси, Казахстане и других странах. Ребята ответят на вопросы об экономике, ценах, бизнесе и общем ощущении о стране. Подписывайтесь на наши новости в Телеграм-канале и до новых встреч во второй части =)